Ravical introduceert Workflows, zodat de beste processen van je kantoor vanzelf draaien

Ravical, het organisatorische AI-platform voor full-service accountants- en belastingadvieskantoren, introduceert Workflows: een manier om de werkwijze van je kantoor vast te leggen, zodat processen altijd hetzelfde verlopen, ongeacht wie ze uitvoert.

Vraag tien adviseurs hoe ze hun jaargesprek met een klant voorbereiden, en je krijgt tien verschillende antwoorden – zelfs binnen hetzelfde kantoor. Vóór Workflows zag je datzelfde verschil binnen Ravical. Stelde je dezelfde vraag op een andere dag, dan kreeg je een net iets ander antwoord, afhankelijk van hoe je de prompt op dat moment formuleerde. Vroeg je het aan twee verschillende adviseurs, dan kreeg je twee verschillende aanpakken, omdat iedereen net anders werkt. En vond iemand eindelijk de beste werkwijze, dan was er geen eenvoudige manier om die kantoorbreed uit te rollen.

Workflows lossen dat op. Definieer eenmalig de stappen, de benodigde context voor de agent en de gewenste output. Vanaf dat moment draait de workflow voor iedereen identiek, voor elke klant, zonder afhankelijk te zijn van iemands promptvaardigheden.

"Turn into workflow" maakt van een goed resultaat een herhaalbaar proces. De meeste workflows beginnen hetzelfde: een uitgebreide chat met de agent, waarin je een taak stap voor stap doorloopt tot je exact de juiste uitkomst hebt. Die chat is het perfecte startpunt. Klik op "Turn into workflow" en de workflow builder analyseert het gesprek om zelf de instructies te schrijven.

Output templates borgen consistente resultaten. Koppel een template op basis van een Word-document, PDF of slides die je kantoor al gebruikt, en elke run van die workflow levert de output op in exact die structuur – ongeacht wie hem uitvoert of voor welke klant het is.

Ravical stelt de workflow al voor voordat iemand ernaar hoeft te zoeken. Typ een gewone vraag in de chat op de homepagina of een klantpagina; je hoeft de workflow niet eerst op te zoeken. Komt je vraag overeen met een workflow die het kantoor al heeft vastgelegd, dan herkent Ravical dat direct en stelt voor deze uit te voeren, in plaats van ter plekke een nieuw antwoord te improviseren.

Een workflow bouw je samen en deel je zodra hij klaar is. Collega's met build-toegang kunnen de achterliggende instructies bekijken, bewerken en helpen testen vóór livegang. Zodra de workflow is gepubliceerd, kunnen collega's met run-toegang hem gebruiken zonder de achterkant te zien of te wijzigen. Er wordt niets gedeeld met beide groepen totdat de bouwer besluit te publiceren.

"Wat we kantoren het vaakst horen zeggen: een toptalent vertrekt, en hun unieke werkwijze verdwijnt direct mee via de voordeur. Dat is precies het probleem waarvoor we Workflows hebben gebouwd. Zodra iemand een workflow opzet, blijft die kennis binnen het kantoor en niet alleen in het hoofd van degene die het heeft bedacht."

Benjamin Vandermarliere, Chief Product Officer

De expertise van het kantoor is niet langer beperkt tot de agenda van één persoon

De beste processen van een kantoor zaten altijd vast bij degene die ze had uitgedokterd – en waren alleen beschikbaar wanneer die persoon tijd had. Workflows veranderen dat fundamenteel. Publiceer een workflow en hij is direct beschikbaar voor elke adviseur met toegang, niet alleen voor de maker. Klantcontext, kantoorexpertise en processen bouwen zich voortaan op in het platform in plaats van in het hoofd van één medewerker.

Dát is wat organisatorische AI concreet betekent op taakniveau: niet één adviseur die sneller werkt met een persoonlijke AI-tool, maar een heel kantoor dat structureel sterker wordt doordat workflows zich opstapelen. Ravical signaleert nu al automatisch welk werk er moet gebeuren binnen je klantenbestand. Workflows maken dat werk herhaalbaar op kantoorniveau, zonder afhankelijk te zijn van wie er toevallig beschikbaar is. Een workflow kan starten doordat Ravical de trigger zelf herkent, of doordat een adviseur hem direct start bij een klant. In beide gevallen gaat er niets naar de klant zonder review van de adviseur.

Workflows zijn per direct beschikbaar voor alle Ravical-gebruikers met het Organisational AI Plan. Neem contact op met je Customer Value Manager voor toegang.

Nog geen klant? Neem deel aan ons aankomende webinar en ontdek Workflows.

10 sep: Webinar in het Nederlands
15 sep: Webinar in het Engels